Srikandi Kearsipan Tata Kelola Lebih Efektif dan Efisien Dalam Sebuah Organisasi

oleh -
Srikandi Kearsipan Tata Kelola Lebih Efektif dan Efisien Dalam Sebuah Organisasi

Deli Serdang |Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyerahkan aplikasi arsip elektronik (e-arsip) “SRIKANDI” ( Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi ) serta petunjuk penggunaan aplikasi kepada Pemerintah Kabupaten Deli Serdang.di Balairung Pemkab Deli Serdang Kamis ( 19/11).

Penyerahan aplikasi e-arsip “SIKANDI”, oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Dr.M Taufik M.Si  yang diterima langsung Bupati Deli Serdang H Ashari Tambunan dan diharapkan semakin meningkatkan pengelolaan arsip di daerah. Turut hadir Forkopimda Deli Serdang, Pimpinan OPD, serta para Camat se Kabupaten Deli Serdang.

Dalam sambutannya, Bupati Ashari Tambunan mengatakan bahwa arsip merupakan salah satu sumber Informasi manajemen yang sangat penting karena arsip merupakan memori korektif yang menjadi urusan pokok pada setiap organisasi pencinta arsip.

Untuk itulah pengolaan arsip yang baik dan benar sesuai kaidah peraturan perundang-undangan Kearsipan mutlak diperlukan agar dapat memberi kebermanfaatan dan dukungannya ke berbagai birokrasi khususnya dalam pemanfaatan pertanggungjawaban kinerja pelayanan publik serta alat  bukti atas kinerja kepentingan lainnya.

 Karena itu tidak sembarang orang dapat melakukan pekerjaan ini tetapi hanya orang-orang tertentu dengan kompetensi dan keahlian khusus yang perlu dibentuk oleh sistem kearsipan agar penyelenggaraan dapat dilakukan secara terpadu dan terintegrasi sehingga tata kelola dapat berjalan dengan efisien dan efektif yang pada akhirnya dapat mewujudkan pelaynana publik yang cepat dan aman.

Bupati bangga dengan petugas arsip pemerintahan kabupaten Deli Serdang dari waktu ke waktu  menjadi semakin baik. selain karena didorong oleh keyakinan pemahaman bahwa memang rahasia-rahasia perlu diarsipkan dengan baik dan benar untuk keperluan tata kelola pemerintahan.

Salah satu faktor pendorong lainnya adalah bahwa ternyata dalam pengelolaan tata pemerintahan kegiatan-kegiatan harus dpat pertanggungjawabkan samapai waktu yang cukup lama dan faktanya terjadi persoalan-persoalan yang sampai ke ranah hukum sehingga membuat semua pihak menderita dan kerepotan dalam pengolaan arsip kurang baik dan benar.

Bupati bangga dan bersenang hati bahwa di pemerintahan kabupaten Deli Serdang dan seluruh jajarannya sampai ke kecamatan- kecamatan sampai ke desa-desa bahwa arsip ini suatu yang tidak bisa tidak dikeola dengan baik dan benar.

Hari ini Pemerintah Kabupaten Deli Serdang akan menerima aplikasi terintegrasi SRIKANDI yang diberikan secara langsung oleh kepala Arsip nasional Republik Indonesia, Bapak Dr. Muhamad Taufik, M.Si. selanjutnya aplikasi arsip ini akan dimanfaatkan untuk mengatur sistem kearsipan kabupaten Deli Serdang yang terintegrasi, otentik , handal, dinamis dan aman.

Atas nama Pemerintah Kabupaten Deli Serdang, Deli Serdang mengucapkan terimaksih kepada oleh kepala Arsip nasional Republik Indonesia, Bapak Dr. Muhamad Taufik, M.Si dan terimaksih yang sama juga diberikan kepada seluruh jajaran Bapak-bapak dan Ibu-ibu arsipers Republik Indonesia yang telah memberi perhatian, dukungan, motivasi bagi kami bagaiamana dapat mengelola arsip dengan baik dan benar.

Bupati mengucapkan terimaksih kembali atas kunjungannya semoga memperoleh kesan yang baik dan semoga ini tidak menjadi kunjungan terakhir, bupati berharap Bapak Kepala arsip dapat datang secara berkala per enam bulan supaya hasil Deli Serdang semakin lama semakin baik.

Nantinya aplikasi akan berushaa dikembangkan dengan sebaik-baiknya dan kita tetap menjalankan tugas dengan baik dan benar dan yang paling penting kegiatan dapat terdokumentasi dan dikelola dalam pengarsipan yang baik dan benar.

Sementara itu ,Direktur Kearsipan Daerah II, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Amieka Hasraf pada laporannya mengatakan dalam rangka untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih,efektif,transparan dan akuntable serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya maka perlu didukung oleh pengelolaan arsip yang andal yang dilaksanakan dengan sistem yang mampu menampung dan merespon kebutuhan perkembangan zaman.

Sistem ini memiliki kemampuan menjaring semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan oleh seluruh organisasi kemudian mengantar arsip yang mencerminkann proses organisasi, melindungi arsip dari perubahan, perngurangan, penambahan atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang kemudian menjadi sumber informsi secara rutin yang terekam dalam arsip dan menyediakan akses terhadap semua arsip beserta semua data-datanya.

Pengelolaan arsip ini perlu memanfaatkan teknologi informais dan komunikasi untuk itu makan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) membangun apliaksi sistem Informasi kearsipan dinamis, e-arsip SRIKANDI yang dibangun sebelum adanya peraturan pemerintah atau peraturan presiden Nomor 95 tahun 2018.

Untuk itu SRIKANDI melakukan penyesuaian berdasarkan perpres  tersebut dan pada tanggal 27 oktober 2020 dilakukan peluncuran dan penetapan apliksi umum e-arsip SRIKANDI yang  dibangun dan dikembangkan bersama oleh kementerian PANRB, Kementerian Komunikasi dan Informatika, BSSN untuk mengembangkan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis sebagaimana yang diamanatkan dalam Perpres. Hal ini dimaksudkan agar terwujudnya integrasi layanan kearsipan.

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Dr.M Taufik M.Si  juga mengatakan, Hari ini sedang membangun sebuah peradaban, peradaban itu sudah diketahui sebelumnya lewat goresan-goresan, rekaman-rekaman atau rekam jejak didalam arsip, terkadang semua itu dilupakan karena fokus berlomba melakukan aktivitas tetapi budaya yang harus dibangun adalah untuk melakukan dokumentasi.

Maka dari itu perlu mencanangkan lagi karena sudah dimulai oleh menpan. Sebelumnya sudah menajamkan kebangkitan khusus kearsipan di kabupaten Deli Serdang.

SRIKANDI merupakan upaya pemerintah untuk membangun kearsipan tata kelola yang lebih efektif dan efisien. Sesuai  dengan kebijakan  Presiden bahwa kedepan ada lima poin dari mulai SDM, Infrastruktur, rekomendasi yang disederhanakan, struktur organisasi yang disederhanakan dan konteks pelayanan publik dan sistem didalamnya serta reformasi dan birokrasi.

Nantinya bagaimana seluruh upaya ini dalam kontek ekonomi juga, maka kebijakan presiden itu menjadi acuan bagi kita. Kearsipan RI tidak bisa bekerja sendiri tetapi perlu bekerjasama dan sinergiatas serta kolaborasi dalam membangun e-arsip SRIKANDI. PP merupakan platform dan harus tahun 2020 ini harus siap, budayakan sinergitas, kolaborasi atau gotong-royong.

Sepuluh tahun lalu sudah dicanangkan e-goverment sehingga tidak ada lagi yang harus ditutup-tutupi dari masyarakat atau publik. Jadi, pada sabtu depan akan disampaikan oleh pak Menpan, sehingga ini menumbuhkan kepercayaan masyarakat .

Semua kegiatan yang dilaksanan di pemerintahan, harus didokumentasikan. Dengan pencanangan ini benar-benar dilakukan atau didokumentasikan sehingga ada bukti untuk pertanggungjawaban. Kepala arsip menberikan beberapa ilustrasi tentang analogi kearsipan dan pertanggungjawaban.

Kadis Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang juga mengatakan, Dalam rangka kegiatan pemberian pengharagaan kepada OPD terbaik pengelolaan arsip hasil audit internal. Pemerintah kabupaten Deli Serdang telah menerima arsip statis dari OPD ke lembaga keasrsipan daerah di lingkungan pemerintah kabupaten Deli Serdang dan serah terima aplikasi Informasi kearsipan dinamis terintegrasi dan pencanangan, GSA gerakan sadar tertib arsip kabupaten Deli Serdang.

Pada kesempatan ini, adapun kegiatan ini terselenggarakan atas kerjasama anatara arsip nasional RI dengan lembaga arsip kabupaten Deli Serdang. Sebenarnya kegiatan  ini sduah berlangsungn sejak 17 November tahun 2020 yang diawali uji petik JSA oleh tim arsip nasional yang dipimpin oleh ibu majulis Susi yang diadakan di aula dinas pendidkan kabupaten deli serdang.

Adapun uji JSA ini terhadap JRA ketenagakerjaan,pertanian dan ketahanan pangan, pemerintah kabupaten deli serdang, pemerintah sumater utara dan pemerintah kota medan atau 3 lembaga kearsipan yang hadir untuk menyesuasikan kepada JSA.

Pada hari itu juga dilakukan bimtek SRIKANDI, Deli Serdang menjadi salah satu dari 3 kabupaten di Deli Serdang yang menerima uji ini di Sumatera Utara.

Hari ini seyogyanya hanya pemberian pengharagaan kepada OPD terbaik pengelolaan arsip lalu dikembangkan dengan menambahkan  bisa dan ditambah dengan penyerahan arsip statis dari OPD kepada kearsipan daerah. (Zul Harahap)